PRAXAS B.V. GEDRAGSCODE

1. Inleiding

Doel

Deze gedragscode is een leidraad voor de medewerkers van Praxas B.V. met betrekking tot ethisch gedrag in alle interacties met collega's, klanten en andere zakelijke partners. Hij beschrijft onze kernwaarden eerlijkheid, integriteit en respect, onze gedeelde verantwoordelijkheden en algemene richtlijnen over de verwachtingen van de onderneming.

Wij bevorderen de vrijheid van meningsuiting en open communicatie, maar verwachten dat alle werknemers zich aan onze gedragscode houden.

Dit beleid kan onmogelijk elke situatie waarmee we op het werk te maken krijgen aanpakken. Daarom is het in geen geval een vervanging voor ons morele, onbevooroordeelde oordeel en ons eerlijk en bedachtzaam handelen. Als zich op het werk een situatie voordoet waarbij u naast dit beleid nog andere richtlijnen nodig hebt, dient u advies in te winnen bij uw supervisor of manager.

Toepassingsgebied

Deze gedragscode is van toepassing op alle medewerkers van Praxas B.V., ongeacht hun arbeidsovereenkomst, rang of locatie. De code geldt ook voor verkopers en derden die materiaal en diensten aan de onderneming leveren, zoals consultants, agenten, adviseurs, instellingen en anderen die in naam van de onderneming handelen. Gelieerde derden zijn verder verantwoordelijk voor het melden van eventuele overtredingen van dit beleid die zij in hun contacten met de Onderneming waarnemen.

2.Verantwoordelijkheid

Management

Senior leiders, directeuren, managers en supervisors zijn belast met het geven van sterke voorbeelden van ethisch gedrag. Managers hebben ook de verantwoordelijkheid om een open en ondersteunende omgeving te creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen om ethische problemen aan te kaarten en gevallen van wangedrag te melden.

Werknemers

Alle medewerkers moeten iedereen eerlijk behandelen, wederzijds respect handhaven, een collaboratieve teamomgeving bevorderen en de uitvoering en/of schijn van onethische of compromitterende praktijken vermijden. Het gedrag van werknemers moet de waarden en cultuur van het bedrijf weerspiegelen en mag geen negatieve gevolgen hebben voor de belanghebbenden van het bedrijf. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor:

• Inspanning en intelligentie aanwenden om alle taken op ethische wijze uit te voeren.
• openbaarmaking van belangenconflicten met betrekking tot hun positie binnen Praxas B.V..
• Het handhaven van professioneel gedrag in hun interacties met andere medewerkers, klanten, verkopers, agenten en andere belanghebbenden van het bedrijf.

3. Respect en ethiek op de werkplek

Om effectief te kunnen werken, hebben we allemaal een gezonde en veilige werkomgeving nodig. Medewerkers moeten bekend zijn met het gezondheids- en veiligheidsbeleid van Praxas B.V. Worker Health and Safety policy. Wij zorgen voor een werkomgeving zonder dwang, discriminatie en intimidatie. Daarom vormen respect, inclusiviteit en gedeelde ethische waarden de kern van onze kernwaarden. Onafhankelijk van uw afdeling en bevoegdheidsniveau dient u zich te houden aan ons antidiscriminatie- en intimidatiebeleid in alle aspecten van het werk, van werving en prestatiebeoordeling tot interpersoonlijke relaties.

Alle vormen van drugsmisbruik, alsook het gebruik of de verspreiding van drugs en alcohol tijdens het werk zijn strikt verboden.

4. Naleving van de wet

Praxas B.V. houdt zich aan alle lokale, nationale of regionale wetten, regels en voorschriften waar we zaken doen. Hieronder vallen ook wetten met betrekking tot moderne slavernij en mensenhandel.

Al onze werknemers, en zij die namens ons handelen, moeten de wettelijkheid van het bedrijf beschermen. Medewerkers moeten alle wetten op het gebied van milieu, veiligheid en eerlijk zakendoen naleven. Overtredingen van de wet kunnen leiden tot aanzienlijke schade voor het Bedrijf, waaronder financiële sancties, ontzegging van privileges voor overheidsopdrachten, gevangenisstraf wegens crimineel wangedrag en schade aan onze zakelijke relaties en reputatie. Van medewerkers en personen die namens het bedrijf handelen, wordt verwacht dat zij ethisch en verantwoordelijk te werk gaan bij de omgang met de financiën, producten, partnerschappen en het publieke imago van ons bedrijf.

5. Eerlijke concurrentie

Praxas B.V. streeft naar ethische, eerlijke en krachtige concurrentie. Wij zullen producten en diensten verkopen op basis van hun verdiensten, superieure kwaliteit, functionaliteit en concurrerende prijzen. Wij zullen onafhankelijke prijs- en marketingbeslissingen nemen en zullen niet ongepast samenwerken of onze activiteiten coördineren met onze concurrenten. We zullen geen ongepaste betalingen of giften aanbieden of vragen in verband met de aankoop of verkoop van goederen of diensten die het bedrijf op oneerlijke wijze bevoordelen. Evenmin zullen wij deelnemen of meewerken aan onwettige boycots van bepaalde klanten.

6. Bescherming van Bedrijfseigendommen

Alle medewerkers dienen de materiële en immateriële eigendommen van ons Bedrijf met respect en zorg te behandelen. Medewerkers mogen bedrijfsapparatuur niet misbruiken of lichtzinnig gebruiken en moeten alle soorten immateriële goederen respecteren. Dit omvat handelsmerken, auteursrechten, intellectuele eigendom en andere activa (rapporten, informatie, enz.). Medewerkers mogen deze alleen gebruiken om hun taken uit te voeren. Bovendien is het gebruik van onze activa voor individueel winstbejag of enig onwettig, ongeoorloofd persoonlijk of onethisch doel verboden.

Het bedrijf tolereert niet het gebruik van bedrijfsmiddelen voor het maken, openen, opslaan, afdrukken, vragen om of verzenden van materiaal dat intimiderend, bedreigend, beledigend, seksueel expliciet of anderszins beledigend of ongepast is.

7. Fraude, financiële integriteit en boekhouding

Geen enkele werknemer of sollicitant mag sollicitaties, dossiers, facturen, papieren, urenstaten, onkostenvergoedingsformulieren, tijdkaarten, onderzoeksvragenlijsten of andere documenten vervalsen. Tegen elke werknemer die een dergelijk document blijkt te hebben vervalst of een onjuiste voorstelling van zaken geeft of weglaat, worden tuchtmaatregelen genomen.

Accurate en betrouwbare financiële en bedrijfsgegevens zijn van cruciaal belang. U mag geen handelingen verrichten die kunnen leiden tot het overbrengen van onjuiste of onnauwkeurige financiële informatie over ons bedrijf of onze klanten. U moet ervoor zorgen dat alle gegevens die u namens ons aan het bedrijf, klanten of anderen verstrekt, volledig en nauwkeurig zijn.

8. Belangenverstrengeling

Medewerkers moeten situaties vermijden waarin sprake is van een feitelijk of potentieel belangenconflict, zodat de integriteit van het bedrijf niet in het geding komt. Er bestaan tal van situaties die aanleiding kunnen geven tot een belangenconflict. De meest voorkomende zijn:

• Aanvaarding van geschenken van leveranciers
• tewerkstelling door een andere onderneming die klant, leverancier of concurrent is van Praxas B.V.
• Eigendom van een aanzienlijk deel van een andere onderneming of een ander bedrijf dat een klant, leverancier of concurrent van Praxas B.V. is.
• Nauwe of familierelaties met leveranciers
• Communicatie en/of samenwerking met concurrenten

Medewerkers moeten ervoor zorgen dat beslissingen gebaseerd zijn op het belang van de onderneming en dat zij geen beslissingen nemen in ruil voor iets dat hen persoonlijk voordeel oplevert, hetzij direct of indirect.

9. Vertrouwelijke informatie

Voor elke onderneming is haar vertrouwelijke informatie een waardevol bezit en elke directeur, werknemer en agent van de onderneming moet deze beschermen. Vertrouwelijke informatie omvat alle niet-openbare informatie die betrekking heeft op klanten, werknemers en zakenpartners, evenals persoonlijke informatie die in het kader van de bedrijfsvoering uit welke bron dan ook is verkregen. Medewerkers mogen geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie van of van een concurrent zoeken, accepteren of gebruiken.

10. Omkoping en corruptie

Omkoping is een strafbaar feit en wij hanteren een nultolerantie voor ongepaste geschenken, zakelijke transacties en transacties die zakelijke beslissingen kunnen beïnvloeden. Het is Praxas B.V. ook verboden politieke donaties te doen.

Wij ontmoedigen werknemers om geschenken, entertainment, fooien en diensten van klanten of partners aan te nemen. Uitzonderingen op deze regel zijn normale zakelijke activiteiten zoals maaltijden en dranken, geschenken met een minimale symbolische waarde of marketinggerelateerde geschenken. Ook pensioenuitkeringen en bijdragen aan erkende liefdadigheids- en non-profitorganisaties zijn uitgesloten.

Een werknemer die een door deze richtlijnen verboden ongevraagd geschenk ontvangt, of wiens familielid dat ontvangt, dient dit te melden aan zijn leidinggevende of manager.

11. Professionaliteit

Alle werknemers moeten integriteit en professionalisme op de werkplek tonen:

• Persoonlijk voorkomen

Alle werknemers moeten zich houden aan onze dresscode en richtlijnen voor persoonlijk voorkomen.

• Taken en bevoegdheden

Alle werknemers moeten hun functie vervullen met integriteit en respect voor klanten, belanghebbenden en de gemeenschap. Supervisors en managers mogen hun gezag niet misbruiken. Wij verwachten dat zij taken delegeren aan hun teamleden, rekening houdend met hun competenties en werklast. Evenzo verwachten wij dat teamleden de instructies van teamleiders opvolgen en hun taken vakkundig en tijdig uitvoeren.

• Absenteïsme en te laat komen

Werknemers moeten zich aan hun rooster houden. We kunnen uitzonderingen maken voor gelegenheden/ noodgevallen waardoor werknemers zich niet aan de standaard werktijden of -dagen kunnen houden, maar in het algemeen verwachten we dat werknemers stipt op tijd komen en vertrekken van hun werk. Houd uw manager altijd op de hoogte van vertragingen, wijzigingen in uw werkdag of afwezigheid op het werk.

• Communicatie

Alle medewerkers moeten open en eerlijk zijn in hun communicatie met hun collega's, leidinggevenden of teamleden. Praxas B.V. waardeert de vrije stroom van gedachten, ideeën, vragen en zorgen. Medewerkers moeten vriendelijk en coöperatief zijn. Zij mogen de werkplek niet verstoren of het werk van hun collega's belemmeren.

Alle werknemers die betrokken zijn bij de verkoop van onze producten en diensten moeten ervoor zorgen dat alle mededelingen, verklaringen en voorstellingen aan klanten nauwkeurig, volledig en waarheidsgetrouw zijn.

Medewerkers kunnen worden benaderd door journalisten en andere leden van de media met vragen over het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat we met één stem spreken en nauwkeurige informatie over het bedrijf verstrekken, moeten medewerkers alle vragen van de media aan de afdeling Marketing doorgeven. Niemand mag een persbericht uitgeven zonder eerst de afdeling Marketing te raadplegen.

Praxas B.V. verwacht van medewerkers dat zij op verantwoorde wijze gebruik maken van sociale media en sociale netwerkplatforms. Wij verwachten dat u de privacy van andere medewerkers, klanten en zakenpartners respecteert en dat u zich houdt aan de toepasselijke wetgeving en overheidsrichtlijnen inzake sociale media. Wanneer u enige vorm van sociale media gebruikt, moet u deze gedragscode naleven. U mag geen vertrouwelijke informatie openbaar maken over het bedrijf of een van zijn werknemers, contractanten of externe leveranciers. U mag niet namens de onderneming optreden voor politieke of sociale doelen, tenzij u daar specifiek om wordt gevraagd.

• Geweld op de werkplek

Praxas B.V. streeft naar een veilige werkplek voor medewerkers, klanten, verkopers en bezoekers. Praxas B.V. tolereert geen gewelddadige handelingen of bedreigingen met geweld tegen onze medewerkers, sollicitanten, klanten, verkopers of zakenpartners. Vechten, bedreigende woorden of agressief gedrag zijn niet toegestaan. Wapens van welke aard dan ook zijn strikt verboden en niet toegestaan op het bedrijfsterrein, behalve indien toegestaan door de plaatselijke wet- en regelgeving.

• Voordelen

Wij verwachten dat werknemers geen misbruik maken van hun arbeidsvoorwaarden. Dit betreft vrije tijd, verzekeringen, faciliteiten, abonnementen of andere voordelen die ons bedrijf biedt.

• Beleid

Dit beleid zal door de afdeling Personeelszaken aan alle werknemers worden uitgedeeld tijdens hun introductie en/of inwerken en na eventuele herzieningen. Ook ander relevant beleid zal worden verspreid, zodat alle werknemers het bedrijfsbeleid kunnen lezen en vervolgens volgen.

Als werknemers vragen hebben, moeten zij contact opnemen met de afdeling Human Resources of een vertegenwoordiger daarvan, hun directe leidinggevende, manager of een directeur van het bedrijf.

12. Diversiteit en inclusie

Praxas B.V. is een werkgever die gelijke werkgelegenheidskansen biedt en streeft naar een werkplek die vrij is van discriminatie.

Praxas B.V. tolereert geen pesterijen of discriminatie. Iedere werknemer of belanghebbende die zich lastig gevallen of gediscrimineerd voelt, dient dit te melden bij zijn/haar manager of bij de afdeling Human Resources.

Medewerkers dienen het antidiscriminatie- en intimidatiebeleid van Praxas B.V. na te leven.

13. Melding van problemen en disciplinaire maatregelen

Overtredingen van deze code kunnen ernstige gevolgen hebben voor Praxas B.V., haar imago, geloofwaardigheid en het vertrouwen van haar klanten. Overtredingen kunnen verder leiden tot aanzienlijke boetes en beperkingen op toekomstige bedrijfsactiviteiten, alsook tot mogelijke boetes en gevangenisstraffen voor individuele werknemers.

Werknemers worden aangemoedigd om overtredingen onmiddellijk te melden. Meldingen moeten worden gedaan aan de supervisor of manager van de werknemer, of elders als de omstandigheden dat vereisen. Het bedrijf zal alle gemelde gevallen van twijfelachtig of onethisch gedrag onderzoeken en zal geen vergeldingsmaatregelen nemen of tolereren tegen werknemers, ook wel "klokkenluiders" genoemd, die te goeder trouw oprechte zorgen over ethiek naar voren brengen.

Ons bedrijf kan genoodzaakt zijn disciplinaire maatregelen te nemen tegen werknemers die herhaaldelijk of opzettelijk onze Gedragscode niet naleven. Disciplinaire maatregelen zullen variëren afhankelijk van de ernst van de overtreding.

Mogelijke gevolgen zijn:

• Demotie
• Berisping
• Schorsing of beëindiging

Wij kunnen gerechtelijke stappen ondernemen in geval van corruptie, diefstal, verduistering of ander onwettig gedrag.